Wie sollte ein Mahnschreiben formuliert sein?

Gesetzliche Verpflichtung

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht, einen Kunden bei Zahlungsverzug zur Bezahlung zu mahnen. Bei Fälligkeit kann geklagt werden. Allerdings wird ein Kunde, der ohne Mahnung geklagt wird, sich überlegen, ob er ein zweites Mal bei dieser Firma einkauft.

Mahnung

Die erste Mahnung sollte höflich formuliert sein. Der Kunde sollte allerdings auch ausdrücklich auf seine Zahlungsverpflichtung hingewiesen werden. Schließlich kann es jedem einmal passieren, dass er vergisst, eine Rechnung zu bezahlen. Wenn Sie öfter mahnen, spricht nichts dagegen, schärfer zu formulieren.

Auf jeden Fall sollte die Mahnung beinhalten:

• die Rechnungsnummer
• die Daten des Bankkontos des Empfängers
• eine neue Zahlungsfrist
• Höhe des Betrags

Üblich ist auch der Satz: „ Sollten Sie die Rechnung in der Zwischenzeit bezahlt haben, betrachten Sie die Mahnung bitte als gegenstandslos“.

Es gibt keine formalen Voraussetzungen für eine Mahnung. Ein Schreiben hat aber bestimmt eine andere Wirkung als eine mündliche Aufforderung zur Zahlung.

Tipp: Denken Sie daran, Forderungen verjähren nach drei Jahren. Daher sollte sofort nach Fälligkeit mit der Zahlungseinforderung begonnen werden.

Stand: 29. Juli 2014